พวกเราทุกคนคงคุ้นเคยกับการลงตารางเวลา หรือสิ่งที่ต้องทำในปฏิทินบน Microsoft Outlook แม้ว่าเราจะสามารถ sync ข้อมูลปฏิทิน และสิ่งที่ต้องทำต่าง ๆ ไปยังโทรศัพท์มือถือของเรา แต่จะเป็นการสะดวกยิ่งขึ้นถ้าเราสามารถ sync ข้อมูลเหล่านี้่ขึ้นไปยัง Google Calendar เพราะการ sync ข้อมูลไปยังสื่อ online แทนที่จะเป็นตัวโทรศัพท์มือถือเองนั้น ทำให้เราสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ไม่ว่าเราจะมีโทรศัพท์หรือไม่ ยิ่งเวลาเราไปต่างประเทศ แล้วไม่ได้เปิด roaming หรือไม่ได้เอาโทรศัพท์ไป หรือแม้แต่การทำโทรศัพท์หาย เราก็สามารถเข้าไปยังเว็บไซด์ Google Calendar เพื่อดูข้อมูลได้ทันที ทำให้เราไม่พลาดนัดธุรกิจสำคัญ
ทั้ง Microsoft Outlook และ Google Calendar มีความสามารถทางด้านปฏิทิน, การบันทึกตารางการทำงาน และสิ่งที่ต้องทำไม่แพ้กัน ทั้งมีรูปแบบการแสดงผลปฏิทินที่คล้ายคลึงกัน ทำให้การเริ่มต้นทำความเข้าใจกับ Google Calendar นั้นไม่ใช่เรื่องยากสำหรับคุณ
Google Calendar สามารถทำการ sync ข้อมูลได้กับ Outlook 2003/2007 ที่อยู่บน Windows XP และ Vista นอกจากจะสามารถ sync ข้อมูลปฏิทินแล้ว ยังสามารถตั้งการเชื่อมต่อแบบ 1-way หรือ 2-way ได้อีกด้วย
ฟังก์ชั่นการทำงานต่าง ๆ ของ Google Calendar ที่น่าสนใจ
1. แบ่งปันรายการทำงานบนปฏิทิน ให้เพื่อนหรือครอบครัวของคุณ
คุณสามารถให้เพื่อน ๆ ครอบครัว หรือคนรู้จักสามารถเข้ามาดูตารางเวลา และปฏิทินของคุณบน Google Calendar ได้
2. Sync เข้ากับโทรศัพท์มือถือ
ถ้าคุณตั้ง Google Calendar ให้สามารถ sync แบบ 2-way เวลาที่เกิดการเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ บนปฏิทินคุณจะสามารถ sync ข้อมูลกลับมายังโทรศัพท์มือถือได้ โดยดึงข้อมูลจาก Google Calendar โดยตรงไม่ต้องเปิด Microsoft Office
3. การแ้จ้งเตือน
คุณสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนต่าง ๆ บน Google Calendar ได้ และยังสามารถระบุให้มันส่งการแจ้งเตือนไปที่ email หรือให้ส่ง SMS เข้าโทรศัพท์มือถือก็ทำได้เช่นกัน
4. ชวนคนอื่นเข้าร่วมกิจกรรมบนปฏิทิน
คุณสามารถส่งคำเชิญชวน หรือ invite คนที่คุณรู้จักให้เข้ามาร่วมกิจกรรมบนปฏิทินของคุณได้ เมื่อเขาเข้ามาดูปฏิทินของคุณบน Google Calendar แล้วเขาสามารถ save ตารางงานนั้นลงบน Google Calendar ของเขาได้เช่นกัน
5. การใช้งานแบบ offline
Google Calendar สามารถใช้งานแบบ offline ได้โดยจะดึงข้อมูลมาเก็บไว้บนเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณก่อนนั่นเอง คุณสามารถเลือก view ให้เป็นแบบ read-only ซึ่งเป็นการใช้งานแบบ offline นั่นเอง
เปิด Google Account เพื่อใช้งาน Google Calendar
ขั้นแรกให้ไปที่ www.google.com/calendar เมื่อเปิดหน้านี้ขึ้นมาแล้วให้ทำการ login เข้าไปโดยใช้ Google Account
ถ้ายังไม่มีให้ทำการสมัคร Google Account ซะก่อน
เมื่อ login เข้าไปแล้วจะเป็นหน้า calendar
เมื่อคุณมี Google Account ที่พร้อมใช้งานกับ Google Calendar แล้วเราจะมาเริ่มต้นขั้นตอนต่อไปกันเลยครับ
ดาวน์โหลดโปรแกรม Google Calendar Sync
>> ให้คลิ๊กที่นี่เพื่อไปหน้าดาวน์โหลด <<
เมื่อคลิ๊กที่ link ข้างบนและไปที่หน้าดาวน์โหลดแล้วให้หาคำว่า “download” เพื่อเริ่มต้นการทำงาน
จากนั้นให้เริ่มต้น install โปรแกรมได้เลย
เมื่อลงโปรแกรมเสร็จแล้วจะมี window อันนึง pop up ขึ้นมาดังภาพข้างล่าง
ให้ใส่ข้อมูล login โดยใช้ Google Account ของเรา และเลือกวิธีการ sync ด้วยว่าจะให้เป็นแบบ 1-way คือเอาข้อมูลจาก Microsoft Outlook ไปสู่ Google Calendar ทางเดียว หรือจะให้การเปลี่ยนแปลง่ข้อมูลที่เกิดขึ้นบน Google Calendar สามารถ sync กลับมายัง Microsoft Outlook ได้ก็ให้เลือก 2-way เสร็จเรียบร้อยแล้วให้คลิ๊กที่ปุ่ม “save”
แค่นี้ก็เป็นอันเสร็จเรียบร้อยแล้วครับ ทีนี้ทุก ๆ 120 นาที หรือค่าอื่นที่คุณตั้งไว้ ระบบจะทำการ sync ข้อมูลระหว่าง Microsoft Outlook กับ Google Calendar และข้อมูลปฏิทินของคุณที่ถูก sync คุณก็สามารถเข้าไปดูได้ที่ www.google.com/calendar นั่นเอง
ลิขสิทธิบทความของ 7boot.com
ผู้แทนจำหน่าย HP, IBM และ Storage