เวลาที่คุณยุ่งกับชีวิต มีความรับผิดชอบต่าง ๆ และมีสิ่งที่ต้องทำมากมาย คุณจำเป็นจะต้องเรียนรู้วิธีการจัดการกับชีวิตของคุณ ซึ่งการจัดการที่ว่านี้อาจทำให้คุณรู้สึกยุ่งยากพอดูทีเดียว ดังนั้นการใช้โปรแกรมประเภท scheduling หรือ planing tool ต่าง ๆ สามารถช่วยทำให้การจัดการชีวิตของคุณเป็นเรื่องง่ายมากขึ้น เพื่อให้คุณสำเร็จตามเป้าหมายต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นเป้าหมายระยะสั้น หรือระยะยาวก็ตาม
ทุก ๆ คนมีโปรแกรมประเภทนี้ที่เดียวเองชอบ เนื่องจากในตลาดมีให้เลือกมากมาย แต่โปรแกรมหนึ่งที่น่าสนใจมากคือ Yahoo Calendar
สร้างรายการ short-term tasks
Yahoo Calendar ช่วยให้คุณมีสมาธิและเจาะงานที่ต้องทำในแต่ละวันได้ง่ายขึ้น ซึ่งความสามารถหนึ่งของ Yahoo Calendar คือคุณสามารถสร้างรายการ short-term tasks (สิ่งที่ต้องทำระยะสั้น) และ long-term tasks (สิ่งที่ต้องทำระยะยาว)
ซึ่งการวางงานต่าง ๆ สามารถทำได้ง่ายได้ คุณสามารถวางแผนการทำงานล่วงหน้าหนึ่ง ถึงสามเดือนได้สบาย ๆ เลยทีเดียว
เห็นได้ชัดว่ารายการสิ่งที่ต้องทำหรือ tasks ประจำเดือนของคุณจะประกอบไปด้วย short-term tasks ต่าง ๆ ที่คุณจะต้องทำให้เสร็จ แต่ tasks ที่มีระยะเวลาการทำงานยาวกว่าควรจะถูกแยกออกมาอย่างชัดเจน
ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการที่จะเป็นนักเขียน คุณอาจต้องการที่จะสร้าง blog ขึ้นมาซักอันหนึ่งเพื่อเผยแพร่งานของคุณ ก่อนที่ตัวหนังสือจะถูกตีพิมพ์วางสู่ตลาดจริง ๆ เพื่อเป็นการทำการตลาดตัวคุณเองให้เป็นที่รู้จัก หรือคุณอาจจะอยากส่งงานเขียนของคุณไปประกวดตามที่ต่าง ๆ
ถ้าคุณมีแผนงานแบบนี้ คุณจำเป็นจะต้องจัดการกับเป้าหมายของคุณ โดยการแบ่งงานเป็นเป้าหมายย่อย ๆ ซึ่งเป้าหมายของคุณในตัวอย่างนี้คือ การออกหนังสือหนึ่งเล่ม ซึ่งถือเป็น long-term task และการเขียน blog หรือการส่งงานเขียนไปประกวดตามที่ต่าง ๆ เป็น short-term tasks เป็นต้น
จัดการกับกิจกรรมและเหตุการณ์ต่าง ๆ ด้วย Yahoo Calendar Events
หัวใจที่สำคัญอย่างหนึ่งของ Yahoo Calendar คือ “event” หรือการกำหนด กิจกรรมและเหตุการณ์ต่าง ๆ นั่นเอง โดยคุณสามารถลงรายการกิจกรรมต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นวันเกิด, ประชุม, หรือนัดหมายต่าง ๆ เป็นต้น
ด้วยการลงรายการสิ่งที่ต้องทำประจำวันบน Yahoo Calendar คุณจะเหมือนกับมีเลขาส่วนตัวเลยทีเดียว พูดง่าย ๆ คือคุณสามารถใช้โปรแกรมนี้เป็น virtual personal asistant ของคุณ ซึ่งคุณไม่จำเป็นต้องพกพาคอมพิวเตอร์ไปด้วยก็ได้ เพราะ Yahoo Calendar นั้นใช้งานผ่านเว็บไซด์ของ Yahoo คุณจึงไม่ต้องแบกคอมให้เมื่อก็สามารถดูรายการสิ่งที่ต้องทำได้จากทุกที่ ที่มี internet ให้ใช้
นอกจากนี้ Yahoo Calendar ยังสามารถแจ้งเตือนสิ่งที่คุณต้องทำตามรายการผ่าน email หรือโทรศัพท์มือถือได้อีกด้วย
วิธีที่ดีที่สุดในการลงรายการกิจกรรมต่าง ๆ คือให้ลงทันทีที่คุณนึกออก ถ้าทำแบบนี้คุณจะไม่ลืมสิ่งต่าง ๆ ที่ต้องทำเพราะคุณได้ลงรายการไว้แล้ว ซึ่งเป็นวิธีหนึ่งในการช่วยจำได้ดีทีเดียว
การลงรายการกิจกรรมหรือ event ต่าง ๆ ก็สามารถทำได้ง่ายดาย คุณเพียงแต่ใส่ title, event type (ประเภทของ event มีให้เลือก 27 แบบ), ใส่วันที่ และเวลาของ event นั้น
หาก event ไหนที่เกิดขึ้นเป็นประจำทุกวัน, ทุกเดือน หรือทุก ๆ ปี คุณก็สามารถระบุได้เช่นเดียวกัน
Event Reminders – Your Own Virtual Personal Assistant
ตัวช่วยเตือน Even Reminder เลขาออนไลน์ของคุณ
ความสามารถหนึ่งของ Yahoo Calendar ที่อยู่ใน “add events” ก็คือ คุรสามารถส่ง email และ sms รายละเอียด event นั่น ๆ ให้กับตัวคุณเอง หรือคนอื่นๆ ได้อีกด้วย ซึ่งคุณสามารถตั้งกำหนดเวลาส่ง email และ sms ได้อย่างง่ายดาย จึงเรียกได้ว่า Yahoo Calendar เปรียบเสมือนเลขาออนไลน์ของคุณจริง ๆ โดยการส่ง email และ sms นั้นจะเป็นการแจ้งเตือนคุณล่วงหน้าถึง event ต่าง ๆ ได้ด้วย
คุณสมบัติที่กล่าวมาข้างบนนี้ของ Yahoo Calendar ทำให้คุณไม่จำเป็นต้องคอยดูปฏิทินตั้งโต๊ะอีกต่อไป คุณสามารถสั่งให้ระบบของ Yahoo Calendar ส่ง email หรือ SMS หาคุณเพื่อเตือนนัดหมาย ที่จำเป็นได้ตลอดเวลา สะดวกมั้ยล่ะครับ
อีกสิ่งหนึ่งที่น่าสนใจสำหรับ Yahoo Calendar คือเจ้าตัว “invitations tool” เพียงคุณแค่จัดรายการ email address หรือ email list มา คุณก็สามารถส่ง email แจ้งเตือน event ต่าง ๆ ไปยังครอบครัว, เพื่อน หรือเพื่อนร่วมงานของคุณได้อย่างง่ายดาย
เพียงแค่คุณกรอกแบบฟอร์มให้ครบใน “create alerts wizard” คุณก็พร้อมที่จะส่งการแจ้งเตือนหรือ event alert ไปยังมือถือของคุณได้
ดูรายการประจำวัน, สัปดาห์ และปี ใน Calendar View
Yahoo Calendar มีรูปแบบในการดูปฏิทินได้หลายแบบ ไม่ว่าจะเป็น ดูแบบ ประจำวัน(Daily), สัปดาห์(Weekly), และปี(Yearly)
สำหรับในแบบ ประจำวัน หรือ daily view คุณสามารถลงรายการต่าง ๆ ตามชั่วโมง และเวลาของวันนั้น ๆ ได้
สำหรับในแบบ ประจำปี หรือ yearly view จะแสดงเป็นวันที่ต่าง ๆ และถ้าวันไหนมี event ก็จะสีที่ต่างออกไปให้เห็นด้วย
ทำงานเป็นทีมกับเพื่อนร่วมงาน ด้วย Yahoo Calendar Sharing
อีกส่วนหนึ่งของ Yahoo Calendar ที่ช่วยให้คุณทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นอย่างเห็นได้ชัดคือ sharing โดยคุณสามารถเลือกให้ปฏิทิน Yahoo Calendar ของคุณเป็นแบบ public เพื่อให้เพื่อนร่วมงานเข้ามาดูได้ ทำให้สามารถแชร์ event และหมายกำหนดการต่างๆ ร่วมกันได้
การเลือกใช้ “sharing” นั้นสามารถทำได้ง่ายมาก และปรับได้ตามความต้องการของคุณ เช่นถ้าคุณต้องการให้ Yahoo Calendar ของคุณเป็นแบบส่วนตัวหรือ private แต่คุณต้องการ share Yahoo Calendar ของคุุณกับครอบครัว หรือเพื่อนบางคน คุณก็สามารถกำนหด “friend list” ขึ้นมาแล้วกำหนดให้คนกลุ่มนี้มีสิทธิในการเข้าไปดู Yahoo Calendar
นอกจากนี้คุณยังสามารถสร้างกลุ่ม “special friends” เพื่อให้คนกลุ่มนี้มีสิทธิในการแก้ไข หรือ modify calendar ของคุณได้ด้วย
บทความโดย 7boot.com